Software su misura: quando conviene

Quando conviene

Le situazioni in cui costruire ha più senso che comprare

Sono i casi che incontriamo più spesso. Se ne riconoscete due o tre insieme, vale la pena fare almeno una valutazione.

La procedura è particolare e non negoziabile

Lavorate secondo regole imposte da una normativa, da un ente o dalla natura del vostro mestiere. Non potete adattare la procedura al software: è il software che deve seguire la procedura.

Il gestionale copre metà del lavoro

Avete un prodotto che gestisce la contabilità o il magazzino, ma la parte che vi caratterizza vive fuori: fogli di calcolo, cartelle condivise, mail. Quella parte è quella che vi costa di più.

Le stesse informazioni vengono ricopiate

Un dato nasce in un sistema e viene reinserito a mano in altri due. Ogni copia è tempo speso e un possibile errore. Quando il ricalco diventa un mestiere, conviene eliminarlo.

Servono documenti sempre uguali, prodotti a mano

Verbali, relazioni, prospetti, comunicazioni. Se qualcuno li compone copiando da altri file, quel lavoro può essere generato dal sistema a partire dai dati che avete già.

Persone diverse devono vedere cose diverse

Chi coordina, chi opera sul campo, chi controlla, chi sta fuori dall'organizzazione. Quando i ruoli hanno viste e permessi differenti, un foglio condiviso non basta più.

Dovete dimostrare cosa è successo

Serve sapere chi ha autorizzato, quando, su quale documento. La tracciabilità non si aggiunge dopo: si progetta insieme al resto.

Quando non conviene

Le volte in cui vi diciamo di non farlo

Un software su misura è un impegno che dura nel tempo: va costruito, mantenuto e fatto evolvere. Se il beneficio non giustifica quell'impegno, ve lo diciamo prima di cominciare, non a metà del lavoro.

Esiste già un prodotto che fa esattamente quello. Se il vostro processo è standard, comprare costa meno e funziona subito. Preferiamo perdere un progetto che costruirvi qualcosa che potevate avere meglio e prima.
Il problema è organizzativo, non informatico. Alcuni ingorghi nascono da responsabilità poco chiare. Il software li renderebbe solo più veloci.
Nessuno può seguirci dall'interno. Serve una persona che conosca il processo e possa rispondere alle domande: cosa chiediamo durante il lavoro.

Cosa costruiamo

Tipi di sistema che realizziamo abitualmente

Sono forme ricorrenti: quasi ogni progetto ne combina due o tre.

Gestionale di processo. Il sistema che segue una pratica dall'inizio alla fine, con gli stati che avete voi e i passaggi che dovete rispettare.
Portale per utenti esterni. Clienti, fornitori o cittadini che devono confermare, prenotare, caricare o consultare, senza doversi registrare né chiamare l'ufficio.
Generazione di documenti. Verbali, relazioni e prospetti prodotti dal sistema a partire da modelli che potete modificare voi.

Importazioni e allineamenti. Dati che arrivano da fogli di calcolo, da caselle di posta o da altri sistemi, con la possibilità di correggere e annullare quello che è entrato sbagliato.
Attività automatiche pianificate. Promemoria, scadenze, controlli e allineamenti che avvengono senza che nessuno se ne debba ricordare.
Cruscotti operativi. Non grafici da presentazione: gli elenchi di ciò che oggi è in ritardo, non assegnato o in attesa di una decisione.

Se non siete del settore

I nostri casi parlano di procedure esecutive. Il vostro problema, probabilmente, è lo stesso.

I sistemi che raccontiamo nei casi nascono da un settore molto regolato, ma i meccanismi costruiti lì sono gli stessi che servono a un’azienda qualunque. Cambia il vocabolario, non il problema.

Il motore che calcola gli appuntamenti tenendo conto di durata, spostamenti e vincoli di calendario è lo stesso che pianifica interventi tecnici, manutenzioni o consegne.
L’importazione che si può annullare per intero serve ogni volta che si carica un listino, un’anagrafica o un inventario da un foglio di calcolo ricevuto da qualcun altro.

Il flusso che registra chi ha autorizzato cosa e quando è quello che serve per approvare ordini, note spese, offerte o qualunque cosa richieda la firma di qualcuno prima di procedere.
I documenti generati dai dati valgono per un verbale come per un rapportino di intervento, un documento di trasporto o un preventivo: cambia il modello, non il meccanismo.

Raccontateci il vostro processo Guarda i casi

Convivenza

Non serve buttare via quello che avete

Nella maggior parte dei casi il software nuovo deve convivere con quello esistente: il gestionale della contabilità resta dov'è, e il sistema che costruiamo si occupa della parte che oggi non è coperta.

Nei sistemi che seguiamo dialoghiamo abitualmente con caselle di posta istituzionali, servizi di firma elettronica, piattaforme di pagamento, archivi remoti e servizi che restituiscono documenti. Il punto di partenza è sempre lo stesso: capire cosa i vostri strumenti attuali sono in grado di esportare o di esporre.

Quando l'integrazione automatica non è possibile — capita, soprattutto con software chiusi — si sceglie la strada meno costosa: un'importazione periodica, un tracciato concordato, o semplicemente lasciare separato ciò che non vale la pena unire.

Quando il software standard non segue il vostro processo, ne costruiamo uno che lo fa.