DacDam
Custodia giudiziaria · Vendite immobiliari
Dalla richiesta di visita al rapporto firmato, in un unico flusso.
Un gestionale che segue l'intero ciclo delle visite agli immobili sottoposti a procedura esecutiva: dalla richiesta che arriva dall'esterno fino alla relazione periodica per il giudice.
Contesto
Un lavoro fatto di scadenze che non si spostano
Chi si occupa delle attività custodiali negli immobili in procedura esecutiva lavora dentro un processo che non può essere semplificato: le richieste di visita arrivano da un canale ufficiale, gli appuntamenti devono rispettare distanze temporali dall'udienza, ogni visita produce un verbale, e periodicamente si deve rendere conto al giudice di tutto quello che è stato fatto.
Nel sistema convivono ruoli molto diversi: chi amministra l'istituto, chi coordina gli operatori, il custode che va sul posto e la persona interessata all'acquisto, che non ha alcun account e va comunque messa in condizione di confermare o disdire il proprio appuntamento.
- In esercizio dal 2019
- Ancora in sviluppo attivo: la manutenzione non si è mai interrotta.
- Sei installazioni indipendenti
- Una per organizzazione, ciascuna con la propria configurazione e i propri dati, più gli ambienti di dimostrazione e collaudo.
- Quattro tipi di utente
- Amministrazione, coordinamento, operatori sul campo e richiedenti esterni senza account.
Problema
Cosa non funzionava
- Le richieste andavano ricopiate a mano. Arrivavano come messaggi di posta e qualcuno doveva leggerle, interpretarle e trascriverle nel calendario. Ogni trascrizione era tempo e un possibile errore su una data che non si può sbagliare.
- Gli appuntamenti si incastravano a mente. Durata della visita, tempo per spostarsi, orari di lavoro, distanza minima dall'udienza: vincoli che una persona può tenere insieme solo per pochi immobili alla volta.
- I documenti si componevano copiando. Verbali e relazioni periodiche venivano assemblati a mano a partire da informazioni già presenti da qualche altra parte, con il rischio che le due versioni non coincidessero.
Soluzione
Cosa abbiamo costruito
Il sistema controlla da solo la casella di posta su cui arrivano le richieste, le interpreta e le trasforma in appuntamenti da lavorare. Quando un messaggio non è interpretabile, invece di perderlo, avvisa chi di dovere.
Il calcolo dell'appuntamento è un motore configurabile: durata della visita, tempo di spostamento, fasce orarie, pausa, giorni minimi rispetto all'udienza, slot già occupati. Funziona sul singolo immobile e su elenchi interi in un'unica operazione, ed è lì che si recupera davvero tempo.
Chi ha chiesto la visita riceve un collegamento con scadenza e conferma o disdice da solo, senza telefonare in ufficio. Le prenotazioni che restano senza risposta vengono disdette automaticamente; quelle confermate e ormai passate cambiano stato da sole.
A valle, il rapporto di visita viene generato in PDF da un modello e firmato elettronicamente, e i documenti firmati rientrano nel sistema senza che nessuno li debba ricaricare. Le relazioni periodiche si compongono aggregando ciò che è già a sistema — visite, esperimenti di vendita, spese, anticipi, frutti e attività — e si esportano come documento modificabile o come PDF.
Collaborazione
Come abbiamo capito il processo
Un sistema del genere non si progetta leggendo la normativa: si progetta guardando cosa succede quando le cose non vanno come previsto. Il proprietario non apre, l'immobile risulta occupato, il richiedente non si presenta, la vendita si sospende. Sono le eccezioni a determinare quanti stati deve avere una visita.
Il vocabolario del settore è entrato direttamente nel software: procedura, lotto, esperimento di vendita, custode, liberazione, accesso, relazione. Non è una scelta di stile. Significa che le schermate parlano la lingua di chi le usa e che nessuno deve tradurre mentalmente i termini del proprio mestiere in quelli di un gestionale generico.
Il sistema è cresciuto per anni insieme a chi lo usa: molte funzioni presenti oggi sono nate da un problema segnalato dopo un rilascio, non da un'analisi iniziale.
Risultato
Cosa è cambiato nel modo di lavorare
- Le richieste non si trascrivono più. Arrivano e diventano appuntamenti da lavorare, con un controllo automatico su quelle rimaste ferme troppo a lungo.
- Gli orari li calcola il sistema. Le regole di pianificazione sono scritte una volta e applicate sempre, anche su elenchi lunghi.
- Il richiedente si gestisce da solo. Conferma, disdetta e promemoria non passano più dal telefono dell'ufficio.
- I documenti nascono dai dati. Verbali e relazioni non vengono più composti copiando da altri file: sono generati da ciò che è già registrato.
- Resta traccia di tutto. Annotazioni datate, storico delle importazioni e archiviazione delle comunicazioni inviate: a distanza di mesi si può ricostruire cosa è successo.
- Le attività ripetitive girano da sole, anche di notte: promemoria, cambi di stato, recupero dei documenti firmati, copie di sicurezza.
Tecnologia
Tecnologie impiegate
- PHP · Laravel · MySQL
- Lettura automatica della posta
- Firma elettronica
- Videoconferenza
- Generazione PDF e documenti di testo
- Backup automatici su archivio remoto
L'assegnazione dell'operatore è assistita da un modello di intelligenza artificiale che considera zone e carichi di lavoro. È una funzione di supporto: la decisione resta di chi coordina.